Form Publisher - плагин для форм Google. Позволяет на основе данных форм Google и файла-шаблона ("рыбы") получать готовые документы в форматах документов Google и PDF с автоматическим уведомлением на E-mail и ведением базы данных.
В места вставки данных, которые в п.4 подготовительного этапа были обозначены двойными угловыми скобками, необходимо скопировать текст заголовков вопросов, например, так -
Применение
Может применяться везде, где ведется работа с типовыми документами. Особенно актуально при работе с родителями в системе дополнительного образования.Инструкция
Подготовительный этап
- Зайти на ДискGoogle
- Сделать отдельную папку, в которой будут содержаться: форма, файл-шаблон, база с ответами из формы, папка с готовыми документами
- Создать файл-шаблон (заявление, договор и т.д.).
Для этого необходимо создать текстовой документ непосредственно на диске Google или скопировать готовый шаблон в формате документа Word. Поскольку GoogleDisk не может работать в режиме редактирования с документом Word, его необходимо преобразовать в родной для Google формат. Для этого правой кнопкой в среде GoogleDisk щелкните на вордовском файле и выберите Открыть с помощью - Google Документы. При этом файл откроется и будет доступен для редактирования, но это уже будет копия оригинального вордовского файла, который можно смело удалить за ненадобностью. Дальше будем работать только с копией. - В места, куда впоследствии должны быть вставлены данные из формы, добавить двойные угловые скобки <<...>>
Создание и настройка формы
- Создать форму и внети все необходимые для формирования будущего документа вопросы (ФИО, класс...)
- Настроить прием ответов: Ответы -> Принимать ответы
- Настроить сохранение ответов: Сохранять ответы -> Новая таблица (ответы при этом будут сохраняться в "облачной" электронной таблицу на Google Диске)
- Сделать доступной форму для всех: Настройки -> Общие -> Снять галочки в разделе "Требуется вход в аккаунт"
- Установить дополнение (плагин) Form Publisher
Щелкнуть на три вертикальные точки с правом углу экрана и выбрать Дополнения
В строке поиска дополнений набрать "Form Publisher" и нажать на кнопку "Бесплатно"
Редактирование файла-шаблона
Перед слиянием необходимо сопоставить вопросы формы и места вставки ответов из них в шаблон
Настройка Form Publishe
- Перейти в список установленных дополнений и нажать на Form Publisher
- Нажать на ссылку "Начало"
- Программа спросит "Есть ли у нас шаблон?". Ответить "Да"
- Тип шаблона выбрать Google Doc (документ Гугл)
- Откроется просмотровщик файлов, в котором нужно выбрать необходимый файл-шаблон
- Если вопросы формы были скопированы в шаблон без ошибок, программа должна найти все маркеры. Нажать "Дальше"
- Создать директорию хранения готовых документов.
Программа предложит создать папку, куда будет складывать готовые документы. Если такая папка есть, нажать "Да" и выбрать ее. Если ее нет, нажать "Нет, пожалуйста". После этого программа самостоятельно создаст папку рядом с файлами формы и шаблона. - Настройка названия файлов и донастройка сохранения ответов в базу данных. Программа по умолчанию предлагает называть файлы по названию шаблона и нумеровать готовые файлы с шагом 1, например, файл-шаблон называется "новый документ", готовые документы будут иметь название "новый документ 1", "новый документ 2" и т.д.
Предлагаю изменить название готовых документов, но сохранить счет, например, так - <<Increment>>_Плавание_<<Укажите полное ФИО ребенка>>, где Increment - счет, Плавание - как пример услуги, Укажите полное ФИО ребенка - такое наименование носит вопрос моей формы (в вашем случае, скорее всего, будет отличаться).
Также предлагаю поставить галочки для сохранения в БД номеров документов и ссылок на них, будет значительно легче работать с БД и сопоставлять документы. - Настройка оповещений. Добавить, в случае необходимости, адресатов для оповещений, используя кнопку "Add". Поставить, если необходимо, сохранение PDF.
- Отредактировать письмо-оповещение, нажав на ссылку "Edit email". После чего нажать на кнопку "Save and clouse"
- Нажать в основном окне дополнения "Готово"
- Дополнение настроено, форма готова принимать ответы.
Интеграция формы на сайт учреждения
Форма может быть интегрирована на сайт как в виде ссылки, так и фреймом. В связи с рядом ограничением фреймов, большим количеством просмотров сайта с мобильных устройств, отличием дизайна интегрированной в страничку формы от основного дизайна сайта в последнее время стараюсь не использовать теги iframe и делаю просто ссылки.
- Нажать на кнопку глаз (просмотр формы)
- Скопировать ссылку открытой формы
- Зайти на сайт в режиме редактирования (вход в личный кабинет)
- Добавить ссылку в нужное место на странице
--------------------------------------
Комментариев нет:
Отправить комментарий