среда, 17 февраля 2016 г.

Создание CSV-файла контактов для загрузки в Google Apps

Итак, перед нами стоит загрузить всех сотрудников организации через контрольную панель администратора Google Apps, используя CSV-файл. Информация, которая должна быть загружена: ФИО, логин, пароль, телефон, подразделение, должность. Почтовый адрес каждого сотрудника на выходе должен выглядеть следующим образом, например, RogachevMA@organizaciya.ru, т.е. он должен состоять из фамилии сотрудника в транслите и первых букв от имени и отчества.

Решение вопроса:
  1. Получаем от кадровиков в табличном виде все необходимые сведения и загоняем все в MS Excel.
  2. Используя инструмент "Текст по слолбцам" в разделе "Данные" разделяем ФИО на составные части. Т.е. получаем отдельные столбцы, содержащие Фамилию, Имя, Отчество сотрудников.
  3. Используя формулу "=СЦЕПИТЬ(ЛЕВСИМВ(B1;1);ЛЕВСИМВ(C1;1))", где Столбец В - Имя, С - Отчество, получаем по одной заглавной букве от имени и отчества каждого сотрудника, которые будут использованы при формировании аккаунта.
  4. Сервис Транслит-Онлайн (http://translit-online.ru/yandex.html): копируем сюда сначала русские фамилии и получаем их же, но в транслите и с маленькой буквы, а потом и столбец с первыми буквами имени и отчества сотрудников. Потом результат копируем из сервиса Яндекс обратно в нашу табличку. Таким образом мы должны получить еще 2 столбца, содержащих фамилию и первые буквы имени и отчества в транслите.
  5. Используя уже знакомую из п. 3 функцию СЦЕПИТЬ создаем логины пользователей:
  6. Теперь необходимо скопировать полученный столбец и вставить его сюда же, но в параметрах вставки выбрать "Вставить значения"
  7. Поскольку теперь столбец с логинами не завязан на данных других столбцов, можно удалить столбцы с транслитерацией, т.к. они свою работу уже сделали;) 
  8. Поскольку контакты Google не предполагают наличие отчества, нам необходимо вновь соединить Имя и Отчество в единое целое разделив их пробелом. Для этого используем всю ту же функцию СЦЕПИТЬ в MS Excel. Формула выглядит следующим образом "=СЦЕПИТЬ(B1;" ";C1)", где В - имя, С - отчество, а " " - пробел между ними. Полученные данные необходимо скопировать и вставить сюда же только значения, все как в п.6 и после этого удалить отдельно стоящие столбцы с фамилией и отчеством.
  9. Генерируем пароли. Для этого используем формулу "=СЛУЧМЕЖДУ(11111111;99999999)". Скопируйте полученные данные в столбце и вставьте их, но уже как значения.
  10. Добавьте еще одну строку сверху и подпишите столбцы в зависимости от типа данных: First Name, Last Name, Email Address, Password, Employee Title, Work address 1, Mobile Phone 1. Расположите поля именно в указанном порядке, это важно! 
  11. Сохраняем файл, как CSV с разделителями запятыми. На все вопросы MS Excel во время сохранения отвечаем Да!
  12. Поскольку MS Excel сохраняет файл CSV с разделителями ";" вместо "," и не в той кодировке, необходимо открыть полученный результат в программе "Notepade++" (ссылка на программу), изменить кодировку на ANSI и массово заменить ";" на "," (найти и заменить - Ctrl+F). Сохраните файл.
  13. Файл готов к загрузке. Поздравляю!

Комментариев нет:

Отправить комментарий